Reiseregning og kjøregodtgjørelse: dette må dokumentasjonen inneholde
Fra 1. januar 2026 er statens sats for kjøregodtgjørelse 5,30 kroner per kilometer, hvorav 3,50 kroner er skattefritt. Men uansett hvilken sats dere bruker, er det dokumentasjonen som avgjør om godtgjørelsen holder ved en kontroll. Her er kravene til en gyldig kjørebok og reiseregning.
Hva kjøreboken må inneholde
For at kjøregodtgjørelsen skal holde ved et bokettersyn, må hver enkelt tur dokumenteres med dato, start- og sluttsted (adresse eller stedsnavn), nøyaktig antall kjørte kilometer og formålet med turen – for eksempel hvilken kunde, hvilket prosjekt eller møte det gjaldt. Mangelfull dokumentasjon kan i verste fall føre til at hele godtgjørelsen blir ansett som skattepliktig.
Sjekkliste for hver kjøretur
- Dato for turen
- Start- og sluttsted med adresse eller stedsnavn
- Nøyaktig antall kilometer
- Formål: kunde, prosjekt eller møte
- Signatur eller godkjenning fra den reisende
Satsene for 2026
Statens sats for kjøregodtgjørelse i 2026 er 5,30 kroner per kilometer. Av dette er 3,50 kroner per kilometer skattefritt, fastsatt av Skattedirektoratet. Differansen på 1,80 kroner per kilometer regnes som skattepliktig lønn, og arbeidsgiver skal beregne forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift av dette beløpet. Utgifter til bompenger, ferge og parkering kommer i tillegg og dokumenteres separat med kvittering.
Konsekvenser ved manglende dokumentasjon
Skatteetaten kan sette til side hele eller deler av godtgjørelsen dersom kjøreboken er ufullstendig. Vår anbefaling er faste rutiner med månedlig innlevering av reiseregninger, gjerne kombinert med en digital kjørebok med posisjonslogging, slik at dokumentasjonen er på plass fortløpende i stedet for å måtte rekonstrueres i etterkant.
Ansatt eller enkeltpersonforetak – husk forskjellen
For ansatte utbetales kjøregodtgjørelsen av arbeidsgiver etter reiseregningen, med skattetrekk på den delen som overstiger den skattefrie satsen. Driver du enkeltpersonforetak og bruker egen bil i virksomheten, gjelder andre regler for hvordan bilkostnadene kommer til fradrag i næringsregnskapet. Er du usikker på hvilket regelsett som gjelder for deg, bør dere avklare dette med regnskapsfører før satsene legges til grunn.
Vi setter opp digital reiseregning og kjørebok integrert med regnskapet, enten dere bruker Tripletex, Conta, PowerOffice Go, Fiken eller eAccounting.
Løpende kontroll av at reiseregningene oppfyller dokumentasjonskravene, som en del av den vanlige bokføringen.
Vil dere ha på plass gode rutiner for reiseregning og kjøregodtgjørelse? Book en uforpliktende prat med oss.
