Wymogi dotyczące księgi kasowej: co musi być na miejscu przy sprzedaży gotówkowej
Czy Twoja firma przyjmuje gotówkę lub płatności kartą przy ladzie? Przepisy o rachunkowości określają wtedy jasne wymogi co do tego, jak sprzedaż gotówkowa musi być rejestrowana i uzgadniana każdego dnia. Omówimy tu, co tak naprawdę oznacza zgodna z przepisami księga kasowa i prawidłowe codzienne rozliczenie kasy.
Codzienna rejestracja sprzedaży gotówkowej
Sprzedaż gotówkowa musi co do zasady być rejestrowana na bieżąco w systemie kasowym, czyli w momencie dokonania sprzedaży. Klient musi otrzymać paragon przy każdym zakupie, chyba że płatność odbywa się poprzez zintegrowane rozwiązanie płatnicze, a klient sam rezygnuje z paragonu. Jeśli firma nie korzysta ze stałej kasy, wszystkie wpłaty i wypłaty gotówkowe muszą być dodatkowo rejestrowane codziennie w systemie księgowym.
Raport Z i codzienne rozliczenie kasy
Na koniec dnia system kasowy musi wydrukować lub zapisać zestawienie dziennych transakcji – tzw. raport Z. Następnie należy fizycznie policzyć stan gotówki w kasie, a wynik uzgodnić zarówno z raportem Z, jak i raportem z terminala płatniczego. Wymogi te wynikają z norweskiego rozporządzenia o rachunkowości (bokføringsforskriften) §5-3-2 i §5-3-14.
To musi być zrobione każdego dnia
- Rejestruj sprzedaż na bieżąco przez cały dzień
- Wydrukuj lub zapisz raport Z przy zamknięciu
- Policz fizycznie stan gotówki w kasie
- Uzgodnij policzoną kwotę z raportem Z i raportem z terminala
- Udokumentuj, kto przeprowadził liczenie i uzgodnienie
- Zanotuj i wyjaśnij ewentualne różnice
Co się dzieje, jeśli procedury nie są przestrzegane?
Brak lub niekompletna dokumentacja kasowa to jedno z najczęstszych ustaleń podczas kontroli księgowych. Bez codziennego uzgadniania norweski urząd skarbowy (Skatteetaten) może odrzucić księgi i ustalić obrót według uznania, co często skutkuje wyższą podstawą opodatkowania niż wynikałoby to z faktycznej sprzedaży. Dobre procedury rozliczania kasy to zatem nie tylko formalny wymóg – to również najlepsza dokumentacja, jaką posiadacie na wypadek kontroli księgowej.
Kogo dotyczą te wymogi?
Wymogi dotyczą wszystkich firm, które sprzedają towary lub usługi za gotówkę lub kartą płatniczą przy ladzie – niezależnie od branży. Dotyczy to sklepów, lokali gastronomicznych, fryzjerów, warsztatów i wszystkich innych, którzy przyjmują płatność bezpośrednio od klienta w miejscu sprzedaży. Jeśli macie kilka kas lub kilka oddziałów, każda kasa musi mieć swoje własne codzienne rozliczenie.
Cyfrowe rozwiązania kasowe ułatwiają pracę
System kasowy zintegrowany z systemem księgowym zmniejsza ryzyko błędów przy wprowadzaniu danych i znacznie przyspiesza uzgadnianie, ponieważ raport Z i raport z terminala mogą być pobierane i księgowane automatycznie. Niezależnie od tego, z jakiego systemu księgowego korzystacie – Tripletex, Conta, PowerOffice Go, Fiken czy eAccounting – rozliczenie kasy powinno być stałym, udokumentowanym elementem codziennej rutyny, a nie czymś, co robi się później przy uzgadnianiu ksiąg za miesiąc.
Konfiguracja funkcji kasowych i stałych procedur codziennego uzgadniania w systemie księgowym.
Bieżąca kontrola dokumentów kasowych w ramach zwykłej księgowości, niezależnie od tego, czy korzystacie z Tripletex, Conta, PowerOffice Go, Fiken czy eAccounting.
Nie jesteście pewni, czy wasze procedury kasowe spełniają wymogi? Umówcie się z nami na niezobowiązującą rozmowę, podczas której wspólnie przejrzymy wasze procedury.
