STANDARDOWE WARUNKI DOSTAWY ZLECEŃ KSIĘGOWYCH
Obowiązki strony
Treść zadania
Biuro rachunkowe ma obowiązek świadczyć usługi regulowane umową komisową.
Obowiązki firmy księgowej
Firma księgowa ma obowiązek świadczyć usługi wynikające z umowy cesji zgodnie z obowiązującymi przepisami i dobrą praktyką księgową (GRFS).
Na zapytania Klienta należy odpowiedzieć możliwie jak najszybciej.
Obowiązki Klienta
Klient musi lojalnie przyczyniać się do realizacji zadania przez firmę księgową.
Materiał księgowy dostarczony do Kancelarii Księgowej musi być kompletny i dotyczyć prowadzonej działalności.
Jeżeli z materiału księgowego nie wynika jasno, w jaki sposób ma to być przetwarzane, Klient ma obowiązek bez pytania podać niezbędne dodatkowe informacje.
Zarówno przed, jak i w trakcie zlecenia, Klient ma obowiązek informowania Biura Księgowego o wszystkich istotnych sprawach, w tym o zawiadomieniach i informacjach od władz publicznych, które mogą mieć znaczenie dla zlecenia.
Klient ma obowiązek jak najszybciej przedstawić rachunki, raporty, zeznania podatkowe itp. są dostępne, przejrzyj je i zwróć uwagę firmie księgowej na możliwe błędy i braki.
Na zapytania kierowane przez firmę księgową należy odpowiadać tak szybko, jak to możliwe.
Komunikacja i dokumentacja
Wszelkie zapytania należy kierować do wyznaczonych przedstawicieli stron, por. umowa cesji, ust. 4, lub do wyznaczonych przez nie pracowników, za pośrednictwem uzgodnionej metody komunikacji.
Obie strony muszą zapewnić właściwą komunikację, przechowywanie i tworzenie kopii zapasowych dokumentów i innych materiałów, za które strona jest odpowiedzialna i które są istotne dla zlecenia.
Materiały księgowe
Jeżeli zlecenie wiąże się z przekazaniem Biuru Księgowemu oryginalnych materiałów księgowych, Firma Księgowa odpowiada tylko tak długo, jak materiał zgodnie z umową ma znajdować się w Firmie Księgowej.
O ile nie uzgodniono inaczej, Biuro Księgowe ma obowiązek zwrócić materiały księgowe Klienta w terminie sześciu miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego.
Dokumentację i specyfikacje elektroniczne należy przekazać w ogólnodostępnym formacie. Zarejestrowane informacje, które muszą być przechowywane w formie elektronicznej, dostarczane są według wyboru Klienta w formacie pliku systemu księgowego lub standardowym formacie danych dla elektronicznego materiału księgowego (SAF-T).
Pozostały materiał księgowy przekazywany jest w oryginalnym nośniku. Materiał oryginalny na papierze, który został zeskanowany, przekazywany jest wyłącznie w formie elektronicznej.
Po zakończeniu zlecenia Biuro rachunkowe ma obowiązek przekazać materiał księgowy Klienta, patrz pkt. 3. Dokumentacja rozliczeniowa przekazywana jest na żądanie Klienta. Firmie księgowej przysługuje po upływie tego czasu wynagrodzenie oraz zapłata ewentualnym podwykonawcom za przeliczenie i dostarczenie materiałów księgowych.
O ile nie uzgodniono inaczej, Klient ma obowiązek niezwłocznie przejąć materiał księgowy po zakończeniu zlecenia. Jeżeli Klient nie odebrał materiałów księgowych w terminie 90 dni od pisemnego powiadomienia od Biura Księgowego, uważa się, że Klient przekazał materiały księgowe oraz przysługujące mu prawa i obowiązki z tym związane. Uznaje się wówczas, że klient wyraził zgodę na to, aby firma księgowa mogła zniszczyć i usunąć wszystkie materiały księgowe, w tym kopie zapasowe, na koszt i ryzyko klienta bez dodatkowego powiadomienia.
Za okres od pisemnego powiadomienia do momentu zniszczenia i usunięcia firma księgowa może żądać zapłaty wszelkich kosztów przechowywania i kosztów licencji.
Poufność
Obowiązek zachowania poufności przez firmę księgową wynika z ustawy o księgowych.
Strony muszą przetwarzać informacje, o których się dowiedziały zadanie poufne. Informacje nie mogą być udostępniane osobom trzecim bez zgody drugiej strony.
Biuro rachunkowe jest jednak uprawnione do przekazania informacji audytorowi Klienta lub innej osobie, która zgodnie z przepisami jest osobiście odpowiedzialna za księgowość Klienta.
Obowiązek zachowania poufności obowiązuje również po zakończeniu umowy.
Firma księgowa musi dopilnować, aby podwykonawcy i asystenci pomagający przy zleceniu podlegali odpowiedniemu obowiązkowi zachowania poufności.
Pełnomocnictwo dla firmy księgowej
Kierownik zadania i dyrektor generalny są upoważnieni do uzyskania:
- Informacje księgowe od odpowiednich stron trzecich, w tym informacje księgowe i wyciągi z rachunków bankowych.
- Informacje istotne dla realizacji zadań publicznych, w tym pobierania danych elektronicznych do odpowiedniego oprogramowania.
Ponadto, jeśli jest to częścią zlecenia, kierownik zadania i dyrektor generalny są upoważnieni do:
- Wypełniaj i przesyłaj publiczne zadania za pośrednictwem Altinn i innych portali do składania wniosków odpowiednich agencji przydzielających zadania. Obejmuje to podpisywanie zadań w imieniu Klienta. Podpis taki może nastąpić jedynie wówczas, gdy firma księgowa uzna, że nie jest to sprzeczne z dobrymi praktykami rachunkowości i nie ma powodów wątpić w zasadność lub prawidłowość przypisania.
- Przekaż informacje księgowe Klientowin oraz dostawcy Klienta.
Podpisując się w imieniu Klienta, upoważniony przedstawiciel potwierdza, że przekazane zadania odpowiadają zarejestrowanym i udokumentowanym informacjom oraz że informacje te, według wiedzy upoważnionego przedstawiciela, odpowiadają rzeczywistym okolicznościom.
Kierownik ds. zadań i dyrektor generalny mają prawo delegować wszystkie sprawy uregulowane w niniejszym pełnomocnictwie innym osobom w Kancelarii Księgowej w drodze pisemnego pełnomocnictwa. Klient może zażądać kopii pełnomocnictwa.
Upoważnienie ważne jest do czasu zakończenia zlecenia lub jego pisemnego odwołania.
Prawa majątkowe
Klientowi przysługują prawa własności do przesłanego przez siebie materiału. Klientowi przysługują także prawa własności do wypełnionych i niedokończonych materiałów księgowych, które przygotowało dla niego biuro rachunkowe.
Materiały księgowe i inne rzeczy, które Biuro rachunkowe przygotowało w ramach zlecenia, Biuro rachunkowe ma obowiązek przekazać, chyba że zastosowanie mają zasady dotyczące prawa zatrzymania.
Biuro rachunkowe zachowuje prawa do własnych narzędzi i metodologii. Firma księgowa może wykorzystać ogólną wiedzę (know-how) ze zlecenia, pod warunkiem, że nie wiąże się to z naruszeniem poufności lub dobrych praktyk biznesowych.
Domyślne
Co uważa się za naruszenie
Z naruszeniem mamy do czynienia wówczas, gdy jedna ze stron lub osoba, za którą odpowiada, nie wywiązuje się ze swoich obowiązków wynikających z umowy i nie wynika to z okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi druga strona, lub też niedostarczenie towaru następuje wskutek przeszkody prawnej w dostawa (siła wyższa).
Jakikolwiek błąd lub nieporozumienie nie musi oznaczać naruszenia umowy. Zlecenie wymaga stałej i wzajemnej współpracy stron, a także obowiązują zwyczajowe obowiązki lojalnościowe pomiędzy stronami zawodowymi. Tworzenie i poprawianie błędów stanowi część współpracy i zwykle nie jest uważane za naruszenie. Przyjmuje się, że błędy są korygowane, gdy tylko istnieje ku temu podstawa.
Powiadomienie i skarga w przypadku niewywiązania się z umowy
Strona, która uważa, że druga strona dopuściła się zwłoki, musi powiadomić drugą stronę bez zbędnej zwłoki po tym, jak naruszenie zostało wykryte lub powinno było zostać wykryte. Reklamacja musi mieć formę pisemną i musi być wyraźnie oznaczona jako „reklamacja”, a także określać, na czym polega naruszenie i na jakie uprawnienia się przywołuje. Osoba niewykonująca zobowiązania musi otrzymać rozsądny okres czasu na uporządkowanie sytuacji, zanim uprawnienia do wykonania zobowiązania zostaną zastosowane.
Konsekwencje niedotrzymania warunków
Prawo zatrzymania
W przypadku zwłoki Klienta Biuro rachunkowe może wstrzymać prace i/lub skorzystać z prawa zatrzymania wyniku cesji do czasu ustania zwłoki.
Biuro rachunkowe nie może skorzystać z prawa zatrzymania materiałów księgowych otrzymanych od Klienta, nawet jeśli wynagrodzenie za wykonaną pracę nie zostało uiszczone. To samo dotyczy materiałów księgowych sporządzonych przez biuro rachunkowe, za które Klient zapłacił.
Klient ponosi ryzyko przekroczenia terminów w wyniku jego niewykonania. Po ustaniu zwłoki Klienta Biuro Rachunkowe może za dodatkową opłatą zdecydować się na wykonanie zlecenia ze zwiększonym wysiłkiem lub poza normalnymi godzinami pracy, tak aby ograniczyć lub uniknąć terminów.
W przypadku niewykonania zobowiązania przez Biuro rachunkowe, Klient może wstrzymać się z płatnością, jednak nie bardziej niż jest to konieczne do zabezpieczenia roszczeń Klienta wynikających z niewykonania zobowiązania.
Poprawa, ponowna dostawa i inne uprawnienia domyślne
W przypadku niewykonania zobowiązania stronom przysługują zwykłe umowne i ustawowe uprawnienia do niewykonania zobowiązania. Jeżeli dostawa firmy księgowej jest wadliwa, firma księgowa ma zatem prawo zaspokoić żądanie obniżenia ceny, wycofania i/lub odszkodowania żądaniem ponownej dostawy i korekty. Klient musi się do tego lojalnie przyczyniać.
Wynagrodzenie w umowie
Strona może dochodzić odszkodowania za straty bezpośrednie zgodnie z art ogólne prawo umów.
Dodatkowe koszty zakupów ochronnych, straty spowodowane dodatkową pracą i inne koszty bezpośrednie w związku z opóźnieniami, brakami lub innymi uchybieniami uważa się za straty bezpośrednie.
Nie można żądać odszkodowania za straty pośrednie. Straty pośrednie obejmują między innymi utracone zyski wszelkiego rodzaju, utracone oszczędności i utratę danych.
Istotne naruszenie
Wzburzenie
Jeżeli jedna ze stron znacząco nie wywiąże się z zobowiązań, druga strona może odstąpić od umowy w całości lub w części. Przed dokonaniem anulowania strona odwołująca ma obowiązek wyjaśnić naruszenie i powiadomić o powołaniu się na anulowanie.
Uznaje się, że firma księgowa w istotny sposób naruszyła umowę, jeżeli:
- Wykonanie przelewu znacznie odbiega od zasad obowiązujących przy usługach, które firma księgowa zobowiązała się wykonać zgodnie z umową cesji.
- Wyznaczony przez biuro rachunkowe termin dostawy nie został dotrzymany i w dalszym ciągu nie został dostarczony w ciągu tygodnia od otrzymania pisemnego powiadomienia od Klienta, a przekroczenie terminu nie wynika z warunków po stronie Klienta< /li>
Uznaje się, że Klient dopuścił się istotnego naruszenia umowy, jeżeli:
- Klient nie uiścił zaległej opłaty wraz z odsetkami w terminie 14 dni od wezwania Biura Rachunkowego.
- Firma księgowa nie ma możliwości prawidłowego wykonania zadania poprzez dostarczenie niezbędnej dokumentacji.
- Firma księgowa próbuje zostać zobowiązana do wykonania zadania z naruszeniem przepisów ustawowych i wykonawczych.
Jeżeli jedna ze stron zostanie w sposób nieuzasadniony odcięta od systemu informatycznego wykorzystywanego do zlecenia lub w inny sposób uniemożliwiony zostanie dostęp do systemu informatycznego, uznaje się to za istotne naruszenie.
Ponadto za istotne naruszenie uważa się, jeżeli Klient umyślnie dokonuje rejestracji itp. w systemie niezgodnie z obowiązującymi przepisami
Konsekwencje finansowe odstąpienia od umowy
W przypadku odstąpienia od umowy stronie rozwiązującej umowę może przysługiwać odszkodowanie.
W przypadku istotnego uchybienia się Biura Księgowego Klient może mieć prawo żądać pokrycia dodatkowych kosztów, jakie poniósł w związku ze zmianą biura rachunkowego.
W przypadku istotnego uchybienia się Klienta i rozwiązania umowy przez Biuro rachunkowe, Biuru rachunkowemu przysługuje odszkodowanie w wysokości co najmniej trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia księgowego. Miesięczną opłatę księgową ustala się, co do zasady, na poziomie przeciętnej opłaty miesięcznej za ostatnie dwanaście miesięcy. Jeżeli wynagrodzenie za kolejne trzy miesiące byłoby wyższe od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, należy to wykorzystać jako podstawę do roszczenia o odszkodowanie.
Ograniczenie odpowiedzialności
Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za warunki od niego niezależne. Biuro rachunkowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności za straty spowodowane przez Klienta lub osoby trzecie.
Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli sprawozdania księgowe lub inne obowiązkowe sprawozdania do wiadomości publicznej zostaną złożone nieprawidłowo lub z opóźnieniem, na skutek nieprawidłowego, niekompletnego lub opóźnionego dostarczenia dokumentacji księgowej lub innych informacji od Klienta lub osób trzecich.
W przypadku wspólnego korzystania z systemów informatycznych Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za zmiany, uzupełnienia lub usunięcia dokonane przez Klienta w systemie informatycznym. Obejmuje to również konsekwencje, jeśli skutkuje to błędami lub opóźnieniami w rachunkach Klienta, obowiązkową sprawozdawczością księgową i innymi obowiązkami publicznymi itp.
Biuro rachunkowe nie ponosi również odpowiedzialności za błędy lub braki w systemie informatycznym, komunikacji, bezpieczeństwie danych, brak konserwacji, braku kopii zapasowych, rekonstrukcji lub inne sprawy nie spowodowane przez biuro rachunkowe.
O ile firma księgowa nie wykazała rażącego zaniedbania lub zamiaru, całkowita odpowiedzialność finansowa firmy księgowej jest ograniczona do 10-krotności rocznej opłaty księgowej, do kwoty 1 miliona NOK.
Zmiany i dodatkowe informacje
Jeżeli biuro rachunkowe uważa, że po zawarciu umowy treść lub zakres zlecenia ulegnie zmianie, należy to w razie potrzeby omówić z klientem.
Zmiany i dodatkowe zadania wymagają uzgodnienia w formie pisemnej. W przypadku zmian o mniejszym znaczeniu wystarczy, że Biuro Księgowe przekaże Klientowi jednostronny, pisemny opis zmiany.
Ubezpieczenie
Biuro rachunkowe musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej obejmujące uzgodnione zlecenie księgowe.
Nadzór
Firma księgowa podlega nadzorowi i profesjonalnej kontroli jakości ze strony Norweskiego Urzędu Nadzoru Finansowego i organizacji branżowych.
Klient ma obowiązek zapewnić firmie księgowej, Norweskiej Urzędowi Nadzoru Finansowego i organizacji branżowej dostęp do odpowiednich materiałów oraz pełny dostęp do archiwów fizycznych i elektronicznych dokumentujących pracę firmy księgowej, w tym niezbędny dostęp do systemów informatycznych.
Upadłość
Jeżeli z Klientem zostaną podjęte negocjacje w sprawie długu, układ lub upadłość lub Klient stanie się niewypłacalny, Regnskapsforetaket ma prawo rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, chyba że niezmienne prawo stanowi inaczej.
Przeniesienie praw i obowiązków
Biuro rachunkowe może przenieść swoje umowne prawa i obowiązki wyłącznie za pisemną zgodą Klienta. Nie można odmówić zgody bez podania przyczyny merytorycznej.
Niemniej jednak prawo do wynagrodzenia wynikające z niniejszej umowy może zostać swobodnie przeniesione.
Zakończenie
Strony mogą rozwiązać umowę za trzymiesięcznym pisemnym wypowiedzeniem, liczonym od pierwszego dnia miesiąca następującego po wypowiedzeniu.
W okresie wypowiedzenia zobowiązania stron pozostają niezmienione. Klient jest zatem zobowiązany do uiszczenia uzgodnionej opłaty za cały okres wypowiedzenia. Ma to zastosowanie niezależnie od tego, czy Klient ustali dla Biura Księgowego warunki świadczenia uzgodnionych usług, czy też nie. Jeżeli Klient nie przyczyni się do umożliwienia Biuru Księgowemu realizacji uzgodnionych usług w terminie wypowiedzenia, będzie to traktowane jako istotne naruszenie i uprawnia do odszkodowania na zasadach określonych w pkt. 5.2.
Ustawa o praniu pieniędzy
Klient zostaje poinformowany, że Biuro rachunkowe podlega przepisom ustawy o praniu brudnych pieniędzy.
Klient ma obowiązek poinformować Regnskapsforetaket o zmianach, które mogą mieć znaczenie dla oceny ryzyka w świetle ustawy o praniu pieniędzy.
Sprzeczność
W przypadku sprzeczności pomiędzy Standardowymi warunkami dostawy a innymi umowami pomiędzy Klientem a Biurem Księgowym, pierwszeństwo mają inne ustalenia, jeżeli zostało to wyraźnie określone, pod warunkiem, że uzgodnione wke jest sprzeczne z prawem, przepisami lub dobrą praktyką księgową (GRFS).
Miejsce
Prawa i obowiązki stron wynikające z niniejszej umowy są w całości określone przez prawo norweskie. Sąd macierzysty firmy księgowej jest uzgodnionym miejscem rozstrzygania wszelkich sporów pomiędzy firmą księgową a klientem.