Rozliczenie podróży służbowej i kilometrówka: co musi zawierać dokumentacja
Od 1 stycznia 2026 r. państwowa stawka kilometrówki wynosi 5,30 NOK za kilometr, z czego 3,50 NOK jest zwolnione z podatku. Niezależnie jednak od stosowanej stawki, to dokumentacja decyduje o tym, czy świadczenie utrzyma się podczas kontroli. Oto wymogi dotyczące ważnej książki przebiegów i rozliczenia podróży służbowej.
Co musi zawierać książka przebiegów
Aby kilometrówka utrzymała się podczas kontroli księgowej, każda pojedyncza podróż musi być udokumentowana datą, miejscem rozpoczęcia i zakończenia (adresem lub nazwą miejscowości), dokładną liczbą przejechanych kilometrów oraz celem podróży – na przykład którego klienta, projektu lub spotkania dotyczyła. Niewystarczająca dokumentacja może w najgorszym wypadku doprowadzić do uznania całego świadczenia za podlegające opodatkowaniu.
Lista kontrolna dla każdej podróży
- Data podróży
- Miejsce rozpoczęcia i zakończenia z adresem lub nazwą miejscowości
- Dokładna liczba kilometrów
- Cel: klient, projekt lub spotkanie
- Podpis lub zatwierdzenie przez osobę podróżującą
Stawki na 2026 rok
Państwowa stawka kilometrówki na 2026 rok wynosi 5,30 NOK za kilometr. Z tego 3,50 NOK za kilometr jest zwolnione z podatku, zgodnie z ustaleniami norweskiej dyrekcji podatkowej. Różnica w wysokości 1,80 NOK za kilometr traktowana jest jako wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu, a pracodawca musi naliczyć od tej kwoty zaliczkę na podatek i składkę na ubezpieczenie społeczne pracodawcy. Opłaty za autostrady, promy i parkingi dolicza się dodatkowo i dokumentuje odrębnie na podstawie paragonu.
Konsekwencje braku dokumentacji
Norweski urząd skarbowy (Skatteetaten) może odrzucić całość lub część świadczenia, jeśli książka przebiegów jest niekompletna. Zalecamy stałe procedury z comiesięcznym składaniem rozliczeń podróży służbowych, najlepiej w połączeniu z cyfrową książką przebiegów z rejestracją pozycji, tak aby dokumentacja była na bieżąco, zamiast musieć ją później odtwarzać.
Pracownik czy jednoosobowa działalność – pamiętajcie o różnicy
W przypadku pracowników kilometrówkę wypłaca pracodawca na podstawie rozliczenia podróży służbowej, z potrąceniem podatku od części przekraczającej stawę zwolnioną z podatku. Jeśli prowadzicie jednoosobową działalność gospodarczą i używacie w niej własnego samochodu, obowiązują inne zasady odliczania kosztów samochodu w księgach firmowych. Jeśli nie macie pewności, które przepisy Was dotyczą, warto to wyjaśnić z księgowym przed zastosowaniem stawek.
Konfigurujemy cyfrowe rozliczenia podróży służbowych i książkę przebiegów zintegrowaną z księgowością, niezależnie od tego, czy korzystacie z Tripletex, Conta, PowerOffice Go, Fiken czy eAccounting.
Bieżąca kontrola, czy rozliczenia podróży spełniają wymogi dokumentacyjne, w ramach zwykłej księgowości.
Chcecie wprowadzić dobre procedury dotyczące rozliczeń podróży służbowych i kilometrówki? Umówcie się z nami na niezobowiązującą rozmowę.
