Informasjon

Denne informasjon er ment for deg som er kunde av ECONOMY REGNSKAP AS, og gir en kortfattet (ikke utfyllende) informasjon om en del viktige bestemmelser som du som driver næringsvirksomhet må forholde deg til. Hensikten med informasjonen er at du som kunde skal få bedre forutsetninger for å følge de lover og regler som må overholdes.

God kvalitet på regnskapsmateriale vi får fra deg som kunde er også viktig for kvaliteten på regnskapet, og for å redusere risikoen for at lover og regler ikke overholdes.

Orden

Du må levere regnskapsmaterialet systematisert og ordentlig, enten det er på papir eller helst elektronisk. I dette ligger det også besparelser for deg som kunde, da sortering og ordning av regnskapsmateriale er pliktig ekstraarbeid som vi fakturerer per medgått time.

Tidsfrister

Du må følge de avtalte tidsfristene. Hvis vi ser at vi må avvike fra frister, informerer vi deg i rimelig tid.

Rapporter og offentlige oppgaver

Du mottar regnskapsrapporter og offentlige oppgaver fra oss. Disse må du lese og vurder kritisk. Er det noe du lurer på eller om du oppdager feil vil vi gjerne ha tilbakemelding om det. I mange tilfeller vil du være den som har best forutsetning for å oppdage feil og mangler ved rapporteringen.

Bruk av regnskapsforetak fritar deg ikke fra ansvar for å overholde lover og regler

Krav til bilag

Hovedregel for dokumentasjon av kjøp

En forutsetning for å få skattemessig fradrag for en anskaffelse og for at inngående merverdiavgift kan trekkes fra, er at dokumentasjonen tilfredsstiller de regler som fremgår av bokføringsbestemmelsene. Det er i utgangspunktet ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift som ikke kan legitimeres ved bilag. Dokumentasjonen av kjøp skal være salgsdokumentet (faktura, nota, regning, kassakvittering eller lignende) som selgeren har utstedt.

Dersom de formelle kravene ikke er oppfylt kan ikke kjøperen fradragsføre inngående avgift. Det er derfor viktig at kjøperen påser at bilaget tilfredsstiller formkravene.

Krav til salgs- og kjøpsdokumentets innhold

Dokumenter alle kjøp med originale bilag. Du må påse at fakturaen/kvitteringen tilfredsstiller følgende formkrav:

  • Fakturanummer (Forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med kontrollerbar sekvens, som muliggjør etterprøving av fullstendighet.)
  • Dato for utstedelse
  • Selgers navn, samt organisasjonsnummer (etterfulgt av bokstavene MVA dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret). For AS, ASA og NUF skal også ordet «Foretaksregisteret» angis i salgsdokumentet
  • Kjøpers navn, samt adresse eller organisasjonsnummer
  • Ytelsens art og omfang
  • Leveringstidspunkt
  • Leveringssted, der dette er relevant
  • Vederlag og betalingsforfall
  • Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen

Dersom nødvendig informasjon ikke fremgår av fakturaen, for eksempel ved at det henvises til vare- eller tjenestespesifikasjon i underdokumentasjon (som avtaler, ordresedler eller lignende), må det være en henvisning mellom dokumentene.

Kontantsalgsdokumentasjon skal i utgangspunktet inneholde den samme informasjonen som annet salg.

Hvis du mottar et bilag med feil eller mangler, må du kreve at selgeren utsteder en ny og korrekt faktura. Hvis det er umulig å få korrekt dokumentasjon (f.eks. fra utlandet), må du sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift. Dette kan for eksempel dokumenteres med avtaler, korrespondanse, signert oppstilling mv. Slik sannsynlig gjøring kan gi grunnlag for skattemessig fradrag for kostnaden, men vil ikke være tilstrekkelig for å dokumentere fradrag for eventuell merverdiavgift som måtte fremgå av det mangelfulle salgsdokumentet.

Nærmere om enkelte krav

Angivelse av selger

Selger skal i sitt salgsdokument angi organisasjonsnummeret og det navn som er knyttet til organisasjonsnummeret (dvs. virksomhetens foretaksnavn som er søkbart i Foretaksregisteret). Dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret skal bokstavene MVA angis bak organisasjonsnummeret. Dersom selger er aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller norsk avdeling av utenlandsk selskap (NUF) skal også ordet Foretaksregisteret fremgå av salgsdokumentet

Virksomheter som er bokføringspliktige, men som ikke er registrert i Enhetsregisteret, har ikke organisasjonsnummer å oppgi i salgsdokumentet. Dette gjelder for eksempel enkeltpersonforetak som skal levere næringsoppgave, men som ikke driver merverdiavgiftspliktig virksomhet og som ikke har ansatte.

Angivelse av kjøper

I utgangspunktet skal kjøpers foretaksnavn, og adresse (som er registrert i Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret) eller organisasjonsnummer fremgå av salgsdokumentet. Dersom kjøper er registrert i Merverdiavgiftsregisteret skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA.

Ved kontantkjøp fra detaljist kan selger unnlate å angi kjøper, bortsett fra følgende tilfeller:

  • Betaling med kontanter for minst kr 40 000 inkl. mva.
  • Kjøp av drivstoff i person- eller varetransportvirksomhet uavhengig av beløp
  • Kjøp over kr 1 000 inkl. mva. betalt med kort eller kontanter, når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse

I slike tilfeller skal kjøpet også spesifiseres i kunde- og leverandørspesifikasjonen.

Ved andre typer kjøp over kr 1 000 inkl. mva. må den som har foretatt anskaffelsen sørge for at selger påfører virksomhetens navn, og adresse eller organisasjonsnummer i kjøpsdokumentasjonen (kan gjøres manuelt ved å signere og stemple kvitteringen). Dersom slike kjøp er betalt med virksomhetens betalingskort, er det ikke nødvendig å angi kjøper i tillegg. 

Når kjøper ikke er angitt med navn eller kan identifiseres ved bruk av betalingskort i salgsdokumentet (for eksempel kassakvittering), skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene, samt datere og signere dokumentet. Dette vil hovedsakelig gjelde ved kjøp under kr 1 000.

Krav til angivelse av kjøper ved kontantkjøp – bokføringspliktig kjøper:

Kjøp fra ikke-bokføringspliktige

Ved kjøp fra ikke-bokføringspliktige (for eksempel privatpersoner eller enkelte lag og foreninger), har ikke selgeren plikt til å følge bokføringsbestemmelsenes formkrav (som beskrevet over). Med hensyn til kjøpers dokumentasjonsplikt, bør det likevel utarbeides en form for faktura. Kjøper har i slike tilfeller to valg:

  • Påse at selger lager en faktura/kvittering som minst inneholder; dato for utstedelse, angivelse av kjøper og selger, hva som er kjøpt (art og omfang), samt vederlag. Signer for mottatt oppgjør
  • Utstede salgsdokumentasjon på vegne av selger. Slik fakturering kan gjennomføres for eksempel ved bruk av tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer, uten krav til fortløpende nummerering. Det bør alternativt angis hvor mye som er avregnet overfor vedkommende selger hittil i regnskapsåret.

Kontant betaling for kroner 10 000 eller mer

Betal alltid beløp på 10 000 kroner eller mer via bank. Betaler du kontant, mister du retten til skatte- og avgiftsfradrag. Merk også at i henhold til hvitvaskingsloven har virksomheter som selger gjenstander ikke lov til å ta imot kontanter for mer enn kr 40 000.

Det gis kun skattemessig fradrag for kostnader på kr 10 000 eller mer når betaling skjer fra konto til konto eller på annen måte til mottakers konto. Betaling kan også skje via utenlandsk bank eller foretak som har tillatelse til å drive betalingsformidling.

Fradragsnektelsen gjelder ved kontant betaling av alle typer kostnader, inkludert lønnskostnader og kontant betaling av anskaffelser i utlandet.

Det samme gjelder fradrag og kompensasjon for inngående merverdiavgift.

Utlegg som ansatt

Formkravene (som beskrevet over) gjelder også for kjøp foretatt av en ansatt på vegne av virksomheten med egne kontanter eller eget betalingskort/kredittkort. Den ansatte må påse at bilaget tilfredsstiller formkravene.

Hvis en ansatt legger ut for kjøp over kr 1 000 (inklusive merverdiavgift) beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon og tjenesteleveranse, må den ansatte sørge for at arbeidsgivers navn fremgår av kjøpsdokumentasjonen. Det samme gjelder ved utlegg til drivstoff i person- eller varetransportvirksomhet uavhengig av beløp.

Ved andre typer kjøp er det ikke krav til å angi arbeidsgivers navn. Den ansatte må i slike tilfeller utarbeide en signert og datert oppstilling (reiseregning eller lignende) som viser hvilke kjøp som er foretatt. Formålet med eller bruksområdet for varene og tjenestene skal fremgå av dokumentasjonen. Oppstillingen skal oppbevares sammen med kjøpsbilaget.

Krav til angivelse av kjøper ved kontantkjøp – ansattes utlegg:

Når ansatte er på reise i forbindelse med yrket og skal få godtgjort utgifter til reisen på grunnlag av standardiserte satser skal kostnadene være dokumentert med en fortløpende oppstilling (reiseregning).

Utgiftsgodtgjørelse

Utgiftsgodtgjørelser er godtgjørelser som arbeidsgiver utbetaler til dekning av kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid. Utgiftsgodtgjørelse er fritatt for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift når det utbetales innenfor Skattedirektoratets forskuddssatser og legitimasjonskravene er oppfylt.

Vær oppmerksom på at det er forskjell på Skattedirektoratets forskuddsatser og statens satser. Arbeidstaker som benytter privat bil til yrkes- og tjenestekjøring både i og utenfor Norge, kan få utbetalt bilgodtgjørelse. Bilgodtgjørelsen er fritatt for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift når godtgjørelsen utbetales i henhold til Skattedirektoratets forskuddsats og legitimasjonskravene er oppfylt. Det er ikke samsvar mellom Skattedirektoratets forskuddssats for bruk av bil i yrket og statens satser. Utbetaling av bilgodtgjørelse i samsvar med statens satser vil medføre at det må trekkes skatt og beregnes arbeidsgiveravgift av differansen.

Reise og kost

Reiseregningen skal minimum inneholde:

  • Den ansattes navn, adresse og signatur
  • Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
  • Formålet med reisen
  • Hvilke arrangement den ansatte har deltatt på

Ved overnatting skal også følgende oppgis:

  • Navn og adresse på overnattingssted eller utleier (og dato ved flere overnattingssteder). Gjelder ikke ved privat overnatting.
  • Type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt. Ved overnatting på hybel må det oppgis om den har kokemulighet.

Kilometergodtgjørelse (bilgodtgjørelse)

Reiseregningen skal minimum inneholde:

  • Den ansattes navn, adresse og signatur
  • Dato for avreise og hjemkomst for hver reise
  • Formålet med reisen
  • Hvilke arrangement den ansatte har deltatt på
  • Fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer
  • Totalt utkjørt distanse i forbindelse med yrkes- eller tjenestereise, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram
  • Navn på passasjer det kreves passasjertillegg for

Utgiftsrefusjon

Utlegg som en ansatt har på vegne av arbeidsgiver, og som refunderes av arbeidsgiver på grunnlag av originalbilag kalles utgiftsrefusjon.

Som utgiftsrefusjon regnes også dekning av diverse småutgifter uten bilag, som utgifter til bompassering, parkering og lignende når disse er nødvendig i forbindelse med arbeidet og utgiftene fremgår av reiseregning.

Utgiftsrefusjoner er ikke skattepliktig så lenge de ikke gir overskudd og ikke dekker private kostnader.

Private reiser, reiser ved sosiale arrangement mv.

Arbeidsgivers dekning av kostnader til reise mellom hjem og arbeidssted (arbeidsreise) anses normalt som lønn, i motsetning til tjenestereise (yrkesreise). Det finnes unntak for kjøring mellom hjem og ikke fast arbeidssted.

Det er ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift på utgifter til private reiser, herunder reiser mellom hjem og arbeidssted. Det foreligger heller ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift påløpt ved reiser i forbindelse med velferdstiltak eller sosiale arrangementer.

Enkeltpersonforetak

Næringsdrivende og ansatte som får godkjent egen bil som yrkesbil (driftsmiddel) skal ha fradrag for alle faktiske kostnader redusert med eventuell tilbakeføring for privat bruk (fastsettes på grunnlag av bilens listepris som ny).

Biler som brukes mer enn 6 000 km (per bil) på yrkeskjøring i året skal tas inn i regnskapet. Biler som utelukkende brukes til yrkeskjøring og overhodet ikke brukes privat, skal anses som yrkesbil uansett kjørelengde.

Dersom den næringsdrivende bruker bil som ikke tilfredsstiller kravene til å tas inn i regnskapet, gis det fradrag for yrkeskjøring etter standardsatsen for bilgodtgjørelse. Yrkeskjøringen bør dokumenteres med kjørebok. En slik kjørebok må fortløpende og daglig registrere bruken av bilen i yrket.

Kjøreboken skal minimum inneholde:

  • Utgangspunktet for dagens kjøring
  • Hvilket firma, byggeplass eller lignende som er besøkt
  • Hvor kjøringen avsluttes
  • Kjørelengden ifølge kilometertelleren
  • Det totale antall kilometer må minst hver måned avleses fra kilometertelleren og føres i boken

Representasjon: Bevertning med eksterne deltakere

Med representasjon menes tiltak som henvender seg utad til personer, bedrifter mv. som ikke er knyttet til bedriften (for eksempel kunder og andre forretningsforbindelser).

Representasjonsutgifter er som hovedregel ikke skattemessig fradragsberettiget.

Det kan imidlertid gis skattemessig fradrag for kostnader til en beskjeden bevertning av kunder eller forretningsforbindelser dersom alle følgende betingelser er oppfylt:

  • Den som krever fradrag, er næringsdrivende
  • Bevertningen finner sted i forretningstiden eller i umiddelbar forbindelse med forhandlinger eller demonstrasjon av varer
  • Bevertningen finner sted på arbeidsstedet eller, hvis det ikke er kantine eller annen rimelig serveringsmulighet der, på spisested i nærheten
  • Det ikke serveres brennevin. Øl og vin i tilknytningen til matserveringen er godkjent i rimelig omfang. Dersom det serveres brennevin i forbindelse med måltidet, vil ingen del av utgiftene være skattemessig fradragsberettiget
  • Kostnadene ved servering på spisested utenfor arbeidsstedet ikke overstiger gjeldende beløpsgrense etter statens satser

I tillegg må kostnadene være dokumentert med bilag som angir formålet og hvem bevertningen omfatter. Det skal fremgå navn på personen og navn på virksomheten som personen representerer. NB! Dette gjelder selv om det ikke er krevd skattemessig fradrag for kostnadene.

Når ett eller flere av vilkårene ikke er oppfylt vil ingen del av kostnadene være skattemessig fradragsberettiget. I slike tilfeller vil heller ikke den del av utgiftene som gjelder innehaveren, ansatte og styremedlemmer som deltok i bespisningen være fradragsberettiget. Det vil ikke være anledning til å splitte opp fakturaen og kreve fradrag bare for mat, mineralvann, øl og vin, dersom det også er servert brennevin.

Interne møter

Kostnader til interne møter, kurs mv. for personer knyttet til bedriften er skattemessig fradragsberettiget. Det kan dekkes drikke til maten (mineralvann, øl eller vin) i et rimelig omfang når dette anses som en naturlig del av måltidet. Dekkes det alkoholholdig drikke utover det som er normalt til måltidet eller utenom måltidene, antas dette å være en privatutgift.

Som personer tilknyttet bedriften regnes eier, ansatt, styremedlem, aksjonær, samt representanter fra selskap i samme konsern.

I tillegg må kostnadene være dokumentert med bilag som angir formålet og hvem bevertningen omfatter. Kvitteringen eller annet bilag for utgiftene ved slik bevertning skal inneholde navn på personen, samt navn på den virksomhet som personen representerer.

Overtidsmat

Dekning av utgifter til kost ved overtid er i utgangspunktet skattefritt når en ansatt har jobbet sammenhengende i 10 timer eller mer pr. dag, og dekningen ikke overstiger gjeldende beløpsgrense. Beløpsgrensen gjelder uavhengig av om arbeidsgiver dekker maten som en naturalytelse, eller om arbeidstaker legger ut og får refusjon.

Kostnadene skal være dokumentert med bilag som angir formålet og hvem bevertningen omfatter. Kvitteringen eller annet bilag for utgiftene ved slik bevertning skal inneholde navn på personen, samt navn på den virksomhet som personen representerer.

Refusjon av utgifter til kost ved overtid som overstiger gjeldende beløpsgrense eller hvor kravet til sammenhengende arbeid (10 timer) ikke er oppfylt, er skattepliktig. Også dersom ansatte får dekket overtidsmat uten å dokumentere utgiften med kvittering, blir dekningen skattepliktig.

Enkeltpersonforetak

Kostnader til kost som skyldes fravær i forbindelse med reiser i næringen uten overnatting, er fradragsberettiget så langt de overstiger skattyterens utgifter til kost om han ikke hadde vært på reise. Forutsetningen for fradragsretten er at reisen har påført den næringsdrivende merkostnader fordi det ikke er mulig å innta måltidet på eget arbeidssted, men måtte spise på restaurant, kafè og lignende.

Fradraget gis i utgangspunktet bare for dokumenterte kostnader. Kostnadene må være legitimert med originalbilag, hvor det fremgår formålet og hvem bevertningen omfatter. Det anbefales å påføre begrunnelsen for merutgiften på bilaget. Vilkårene for å få fradrag for merutgifter til kost er at reisen er utenfor det faste, daglige arbeidssted.

Det antas at vilkårene som fremgår av Særavtale for reiser innenlands vedrørende kostgodtgjørelse, også må være oppfylt for en næringsdrivende som krever fradrag for merutgifter til kost på yrkesreiser uten overnatting, det vil si at reisen må overstige 15 km en vei og normalt vare over 6 timer.

Merverdiavgift

Det foreligger ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift på kostnader til representasjon og servering.

Krav til kassasystem

Kontantsalg skal som hovedregel registreres fortløpende i et produkterklært kassasystem. Det er forbud mot bruk andre kassasystemer enn et som er produkterklært. Bruk av et ikke produkterklært kassasystem vil kunne medføre ileggelse av overtredelsesgebyr.

Kontantene fra salget skal oppbevares i integrert kassaskuff. Kravet gjelder ikke dersom det ikke er mulig å betale med sedler eller mynter.

Krav til kvittering

Som hovedregel skal det ved alle kontantsalg skrives ut en salgskvittering på papir som skal fremlegges for kunden. Kravet til utskrift gjelder uansett om kassasystemet har display eller ikke. Dersom det har display skal beløpet som registreres være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart. Kvitteringen kan alternativt sendes kunden elektronisk, f.eks. ved bruk av Digipost, e-post eller til telefon.

Dersom det ved salget benyttes en betalingsløsning som er integrert i kassasystemet er det ikke nødvendig å skrive ut salgskvitteringen, Det er en forutsetning at kunden ikke ønsker kvittering. Kunden må derfor uansett alltid forespørres om hun vil ha kvittering.

Dersom det benyttes frittstående betalingsterminaler eller det betales med sedler og mynter, skal det alltid skrives ut en salgskvittering.

Dokumentasjon av kontantsalg skal i utgangspunktet inneholde den samme informasjonen som annet salg (som beskrevet i kapittel 1).

Angivelse av kjøper kan fravikes ved kontantsalg fra detaljist, men skal alltid angis ved:

  • Salg for minst kr 40 000 (inklusive merverdiavgift) betalt med kontanter
  • Salg for over kr 1 000 (inklusive merverdiavgift) betalt med kontanter eller kort når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse
  • Salg av drivstoff til bruk i person- eller varetransportvirksomhet uavhengig av beløp

Selger må alltid angi kjøper hvis kjøper ber om dette.

Summeringsstrimler (z-rapporter)

Det skal daglig utarbeides daterte, nummererte summeringsstrimler (z-rapporter) eller tilsvarende rapport over opplysninger som er registrert i kassasystemet. Rapporten må produseres ferdig hver dag og det er ikke tilstrekkelig at den kan produseres ved en eventuell kontroll. Z-rapporten kan enten skrives ut på papir eller lagres elektronisk i kassasystemet. Det skal produseres Z-rapport for hver åpningsdag, uavhengig av om det er registrert kontantsalg på kassasystemet eller ikke.

Ved dagens slutt skal det også utarbeides rapport fra hver enkelt betalingsterminal som viser betalinger og uttak som er registrert.

Daglig avstemming

Det skal foretas en daglig avstemming mellom innslått kontantsalg og opptalt kassebeholdning og opplysninger fra betalingsterminal. Avstemmingen skal vise kontanter i kassa ved oppstart, kontantsalg i løpet av dagen (z-rapport), uttak eller innskudd av kontanter i løpet av dagen, opptalt kassabeholdning og betaling ved bruk av betalingskort. Avstemmingen skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen. Eventuelle differanser skal forklares.

Unntak for ambulerende eller sporadisk kontantsalg

Kravet til kassasystem gjelder ikke bokføringspliktige som har ambulerende eller sporadisk kontantsalg, når denne omsetningen ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av regnskapsåret. Ambulerende virksomhet er virksomhet som ikke drives fra fast tilrettelagt utsalgssted. Sporadisk kontantsalg er knyttet opp mot at virksomheten som hovedregel har annen type salg, men unntaksvis mottar betaling kontant. Bokføringspliktige som oppfyller disse vilkårene kan dokumentere kontantsalget fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag. Ambulerende og sporadisk kontantsalg av varer kan dokumenteres med lister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning.

Også når kontantsalget utgjør mindre enn kr 50 000 ekskl. mva. i løpet av regnskapsåret kan kontantsalget dokumenteres på tilsvarende måte.

Unntak for salg fra automater

Salg fra vareautomater kan dokumenteres med en avstemming mellom opptelte kontanter og registrerte salg etter automatens telleverk, eller beregnet salg ut fra andre registrerte opplysninger i automaten. Dersom automaten ikke registrerer slike opplysninger kan salget dokumenteres med lister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning. Unntaket gjelder ikke for drivstoff-, parkerings- og billettautomater og andre automater med funksjonalitet til å skrive slagskvittering. Slike automater må ha programvare som tilfredsstiller kravene til produkterklært kassasystem.

Unntak for salg fra ubetjente salgssteder

Salg fra andre ubetjente salgssteder enn automater, kan dokumenteres med:

  • forhåndsnummererte konvolutter, eller
  • innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte, eller
  • kvantumslister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning, eller
  • elektronisk salgsrapport som viser nøyaktig hvilke varer og tjenester som er solgt til hvilke tidspunkt og hva som er vederlaget. Salgsrapporten må vise alle transaksjoner enkeltvis.

Tidspunkt for fakturering av salg av varer

Faktura skal normalt utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering. 

Leveranser som faktureres månedlig kan faktureres innen 15 virkedager i måneden etter leveringsmåneden. For leveranser som er levert i en måned, men faktureres innen 15 virkedager i neste måned, kan man sette den siste dagen i leveringsmåneden som dokumentasjonsdato. Vær oppmerksom på at man da må gi tilstrekkelig tid i forfallsdato slik at kundene kan være i stand til å oppfylle betalingsvilkårene.

Tidspunkt for fakturering ved salg av tjenester

En-månedersfristen er utgangspunktet også ved salg av tjenester, men det er foretatt klargjøringer og presiseringer på enkelte områder:

Løpende levering

For tjenester som leveres løpende, og varer som leveres i den for bindelse, for eksempel regnskapstjenester, programmeringsarbeid, produktutvikling og andre konsulentoppdrag, skal periodisering skje etter hvert som de utføres.

Tjenesteyter skal da utstede salgsdokument og foreta avgiftsberegning senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftstermin. For avgiftspliktige med 2-måneders terminer betyr dette for eksempel at tjenestelevering som utføres i januar og februar kan utfaktureres i mars, slik at merverdiavgiften innberettes i 2. termin.

Måling av faktisk bruk (strøm, telefon)

Tjenester som leveres basert på måling av faktisk forbruk (strøm, telefon og lignende), kan faktureres for lengre perioder, begrenset til en periode på ett år. Faktura må så vidt mulig utstedes innenfor det kalenderår levering finner sted.

Anbud

Ved anbud og lignende kan fakturering skje i henhold til avtale mellom partene, med mindre avtalt fakturering avviker vesentlig fra den reelle fremdriften i perioden.  Eksempler på slike tjenester er revisjons- eller konsulentoppdrag med forhåndsavtalt pris og oppføring av bygg og lignende etter anbud. Fakturering skal skje hver annen måned, og senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftstermin.

Bygge- og anleggsvirksomhet

Virksomheter innenfor bygge- og anleggsvirksomhet og verftsindustri kan utstede faktura i samsvar med bygge- og anleggsarbeidets fremdrift. Når arbeidet er fullført, skal salgsdokument utstedes senest innen en måned etter utløpet av den alminnelige merverdiavgiftstermin.

Når det er mottatt en delbetaling som samsvarer med arbeidets fremdrift, skal salgsdokument for delbetalingen utstedes senest innen en måned etter utløpet av den alminnelige merverdiavgiftstermin.

Forskuddsfakturering

Det er i utgangspunktet ikke tillatt å forskuddsfakturere med merverdiavgift. Dette gjelder for alle typer varer og de fleste typer tjenester. Følgende avgiftspliktige tjenester kan likevel forskuddsfaktureres inklusiv merverdiavgift, begrenset til en periode på inntil 1 år:

  • persontransport
  • servering
  • abonnementer
  • serviceavtaler
  • leier
  • avgifter
  • lignende ytelser som abonnementer, leieinntekter og avgifter
  • billetter, sesongkort, årskort, klippekort og lignende til museer, gallerier, fornøyelsesparker, opplevelsessentre og idrettsarrangementer.

Fakturagrunnlag

I de tilfeller regnskapsforetaket står for fakturering, må fakturagrunnlaget systematiseres før overlevering, og alle nødvendige opplysninger må fremgå av grunnlaget (se krav til orden i bilag i kapittel 1). Eventuelle endringer i prisregistre må meldes i tide.

Dokumentasjon av medgått tid

Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk skal for hver eier og ansatt dokumentere utførte timer. Dette vil typisk gjelde for liberale yrker, som konsulenter, advokater, regnskapsførere, revisorer, arkitekter og ingeniører. Timene skal spesifiseres pr. dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder/oppdrag. Dette gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris. Kravet gjelder ikke for eiere og ansatte som kun utfører interne administrative oppgaver (for eksempel stillinger som ivaretar personalansvar, sentralbord, kontorfunksjoner og intern regnskapsføring).

Timebestillinger

Bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestilling skal dokumentere timebestillinger i timebestillingsbok eller tilsvarende manuelt eller elektronisk system. Dokumentasjonen skal omfatte tidspunkt for utførelse av tjenesten og kundens navn, behandlingstype og så vidt det er praktisk mulig hvem som skal utføre behandlingen. Det skal fremgå av dokumentasjonen hvilke timer som ikke er gjennomført.

Fakturagrunnlag

I de tilfeller hvor timeregistrering danner grunnlag for fakturering, og hvor fakturering utføres av regnskapsforetaket, må timene rapporteres til oss på en oversiktlig måte. Timerapportene må spesifiseres pr kunde, og tekst som skal fremgå av fakturaen må påføres.

Dokumentasjon av varelager

Varelager skal telles ved regnskapsårets slutt, med mindre en fører et betryggende lagerregnskap og kan foreta opptelling i løpet av året (forutsatt at tilgang og avgang fra opptellingstidspunktet til regnskapsårets slutt kan dokumenteres på tilfredsstillende måte).

Varetellingen skal dokumenteres med varetellingsliste (manuelt eller elektronisk). Listen skal inneholde en spesifisert oppstilling over varens art, kvantum (med angivelse av måleenhet) og verdi for hver enkelt vare, samt en summeringskolonne for de spesifiserte varene. Dokumentasjonen skal være ordentlig og oversiktlig. Dersom tellelister på papir benyttes, skal de være nummerert før tellingen foretas. Dokumentasjonen skal være datert, og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen. Tellelister på papir skal oppbevares som en del av dokumentasjonen, men kan skannes for elektronisk oppbevaring.

Ved dokumentasjon av varelageret skal verdi for hver enkelt vare beregnes til anskaffelseskost. En kan imidlertid bruke varens kalkulerte utsalgspris dersom varelagerets anskaffelseskost på en tilfredsstillende måte kan beregnes på grunnlag av denne verdien (for eksempel trekke ut utgående merverdiavgift og fortjeneste). Det skal i så fall fremgå av dokumentasjonen hvordan anskaffelseskost er beregnet.

Dokumentasjon av salg til eiere og deltakere

Salg til eiere (aksjonærer) og deltakere i selskap med mindre enn 10 eiere eller deltakere, og salg og andre ytelser (for eksempel gaver) til ledende ansatte i selskapet skal spesifiseres per eier, deltaker eller ansatt. Det samme gjelder uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet, der uttaket skal spesifiseres med virkelig verdi.

Uttak til eiere, deltakere eller bruk i egen virksomhet skal dokumenteres i samsvar med de vanlige kravene til innhold i salgsdokument. I tillegg skal dokumentasjonen inneholde virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten. Som følge av dette vil både vederlaget og den virkelige verdien fremgå av dokumentasjonen, slik at eventuell underpris kan beregnes. Spesifikasjon av salg og andre ytelser og uttak forutsetter at opplysningene er bokført på motpart. Dette kan skje ved at det opprettes egne koder (kontoer) i kundespesifikasjon eller ved at det settes av egne kontoer i hovedboken.

Arbeidsavtaler

I arbeidsforhold mellom arbeidsgiver og arbeidstaker skal det inngås en skriftlig arbeidsavtale. I arbeidsforhold med en samlet varighet av mer enn en måned skal skriftlig arbeidsavtale foreligge snarest mulig og senest sju dager etter at arbeidsforholdet begynte. I arbeidsforhold med kortere varighet enn en måned eller ved utleie av arbeidskraft, skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale.

Loven stiller omfattende krav til hvilke opplysninger som skal inntas i arbeidsavtalen, det kan derfor være hensiktsmessig å ta utgangspunkt i en mal.

Kravet om skriftlig arbeidsavtale gjelder uavhengig av stillingsprosent og om arbeidstakeren er fast eller midlertidig ansatt. Når det gjelder tilkallingshjelp/ekstrahjelp kan det inngås en rammeavtale, og ved hver tilkalling fylles ut et vedlegg/tilleggsavtale med de resterende opplysningene.

A-melding

A-meldingen er en rapportering som skjer månedlig. Den inneholder opplysninger om arbeidstakers inntekt og arbeidsforhold og eventuelle permisjoner/permitteringer. Det er derfor viktig at arbeidsavtaler er korrekte, både ift.. Stillingsandel og inntekt og slik at rapporteringen skjer iht. den.

I tillegg til skatteetaten, NAV og SSB, blir a-meldingen benyttet av politi, namsmann, Husbanken, Statens lånekasse, UDI, Fellesordningen for AFP, Garantikassen for fiskere, pensjonsleverandører og banker. Riktig rapportering gir riktig grunnlag for disse aktørene for sine beslutninger.

Betaling av skattetrekk

Skattetrekk, forskuddstrekk og utleggstrekk skal overføres direkte til Skatteetaten ved lønnsutbetaling. Fristen for innbetaling til Skatteetaten er første virkedag etter lønnsutbetaling. Dette gjelder også for virksomheter som har flere utbetalinger i løpet av kalendermåneden. Det vil si at trukket skatt skal betales til Skatteetaten både ved hovedlønnsutbetalingen og ved andre utbetalinger av lønn og trekkpliktige ytelser.

Yrkesskadeforsikring

En arbeidsgiver plikter å tegne yrkesskadeforsikring til dekning av yrkesskade og yrkessykdom. Yrkesskadeforsikringen skal gi full erstatning uten hensyn til om noen har skyld i skaden.

Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)

Alle foretak med ansatte (gitt visse kriterier) har plikt til å opprette en pensjonsordning for sine ansatte. Ordningen skal i henhold til OTP-loven tilfredsstille visse minimumskrav.

Pensjonsordningen må opprettes innenfor rammene i Foretakspensjonsloven (ytelsesbasert pensjon), Innskuddspensjonsloven (innskuddsbasert pensjon) eller Tjenestepensjonsloven.