Krav til kassebok: dette må være på plass ved kontantsalg
Tar bedriften din imot kontanter eller kortbetaling over disk? Da stiller bokføringsregelverket klare krav til hvordan kontantsalget registreres og avstemmes hver eneste dag. Her går vi gjennom hva en forskriftsmessig kassebok og et riktig kasseoppgjør faktisk innebærer.
Daglig registrering av kontantsalg
Kontantsalg skal som hovedregel registreres fortløpende på kassasystemet, det vil si i det øyeblikket salget skjer. Kunden skal få en salgskvittering ved hvert kjøp, med mindre betalingen skjer via en integrert betalingsløsning og kunden selv takker nei til kvittering. Med mindre virksomheten benytter fast kasse, skal i tillegg alle kontante inn- og utbetalinger registreres i regnskapssystemet daglig.
Z-rapport og daglig kasseoppgjør
Ved dagens slutt skal kassasystemet skrive ut eller lagre en sammenstilling av dagens registreringer – den såkalte Z-rapporten. Deretter skal kassebeholdningen telles opp fysisk, og resultatet skal avstemmes mot både Z-rapporten og rapporten fra betalingsterminalen. Kravene følger av bokføringsforskriften §5-3-2 og §5-3-14.
Dette skal på plass hver dag
- Registrer salget fortløpende gjennom dagen
- Skriv ut eller lagre Z-rapporten ved stengetid
- Tell opp kassebeholdningen fysisk
- Avstem opptalt beløp mot Z-rapport og terminalrapport
- Dokumenter hvem som har utført opptellingen og avstemmingen
- Noter og forklar eventuelle differanser
Hva skjer hvis rutinene ikke følges?
Manglende eller mangelfull kassedokumentasjon er et av de vanligste funnene ved bokettersyn. Uten daglig avstemming kan Skatteetaten sette til side regnskapet og fastsette omsetningen ved skjønn, noe som ofte gir et høyere avgiftsgrunnlag enn det faktiske salget skulle tilsi. Gode rutiner for kasseoppgjør er derfor ikke bare et formelt krav – det er også den beste dokumentasjonen dere har dersom regnskapet blir kontrollert.
Hvem gjelder kravene for?
Kravene gjelder alle virksomheter som selger varer eller tjenester mot kontant betaling eller betalingskort over disk – uavhengig av bransje. Det gjelder butikker, serveringssteder, frisører, verksteder og alle andre som tar imot betaling direkte fra kunden på salgsstedet. Har dere flere kasser eller flere avdelinger, skal hver enkelt kasse ha sitt eget daglige oppgjør.
Digitale kasseløsninger gjør jobben enklere
Et kassasystem som er integrert mot regnskapssystemet reduserer risikoen for tastefeil og gjør avstemmingen langt raskere, siden Z-rapport og terminalrapport kan hentes inn og bokføres automatisk. Uansett hvilket regnskapssystem dere bruker – Tripletex, Conta, PowerOffice Go, Fiken eller eAccounting – bør kasseoppgjøret være en fast, dokumentert del av den daglige rutinen, ikke noe som gjøres i etterkant når regnskapet skal avstemmes for måneden.
Oppsett av kassafunksjoner og faste rutiner for daglig avstemming i regnskapssystemet.
Løpende kontroll av kassebilag som del av den ordinære bokføringen, uansett om dere bruker Tripletex, Conta, PowerOffice Go, Fiken eller eAccounting.
Usikker på om kasserutinene deres holder mål? Book en uforpliktende prat med oss, så går vi gjennom rutinene sammen.
