INFORMASJON TIL VÅRE KUNDER

1. Innledning

God kvalitet på regnskapsmateriale vi får er viktig for kvaliteten på regnskapet og sikrer for at både du og vi overholder lover og regler.

1.2 Orden

Alt regnskapsmateriale skal overleveres systematisert og ordentlig både for regnskapsmateriale på papir og elektronisk. Når regnskapsmateriale leveres elektronisk bruk godkjente og anbefalte løsninger, bilagsdokumentasjon sendes til den oppgitte epost-adressen til regnskapssystemet og/eller det brukes tilknyttede standardapper for bilagshåndtering.

Lønnsgrunnlaget skal alltid sendes per sikker epost eller i annen på forhånd avtalt kryptert stand.

1.3 Tidsfrister

Tidsfrister som er avtalt skal overholdes. Eventuell avvik skal avtales innen rimelig tid, slik at vi kan foreta nødvendige omdisponeringer.

1.4 Rapporter og offentlige oppgaver

Du vil få tilsendt regnskapsrapporter og offentlige oppgaver fra oss. Det er viktig at du gå gjennom rapportene og oppgavene, vurderes og kommenteres hvis det er noe du lurer på eller er uenig i. Det er ofte den som driver virksomheten som har best forutsetning for å oppdage feil og mangler.

Bruk av regnskapsforetak fritar deg ikke fra ansvar for å overholde lover og regler.

2. Krav til bilag

2.1 Hovedregel for dokumentasjon av kjøp

For å få skattemessig fradrag for en anskaffelse eller utgift og for at inngående merverdiavgift kan trekkes fra, er at dokumentasjon tilfredsstiller de regler som fremgår av bokføringsbestemmelsene. Det er ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift som ikke kan legitimeres ved bilag. Dokumentasjon av kjøp skal være salgsdokument som faktura, nota, kassekvittering) som selgeren har utstedt. 

2.2 Krav til innhold av salgs- og kjøpsdokument

Alle kjøp skal dokumenteres med originale bilag. Du som kjøper må påse at bilaget oppfyller følgende formkravene:

  • Fakturanummer
  • Dato for utstedelse
  • Selgers navn, samt organisasjonsnummer (etterfulgt av bokstavene MVA dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret). For AS. ASA og NUF skal også ordet «Foretaksregisteret» angis i salgsdokumentet
  • Kjøpers navn, samt adresse eller organisasjonsnummer
  • Ytelsens art og omfang
  • Leveringstidspunkt
  • Leveringssted (hvis relevant)
  • Vederlag og betalingsforfall
  • Eventuell merverdiavgift og andre avgifter 

Dersom nødvendig informasjon ikke fremgår av fakturaen må det være en henvisning mellom dokumentene (f.eks. avtaler, ordresedler).

Dersom mottatt salgsdokumentasjon er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene, må kjøper krever ny salgsdokumentasjon. Dersom det ikke er mulig å få tilfredsstillende salgsdokumentasjon, f.eks. ved kjøp fra utlandet, må kjøper sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for virksomheten. Dette kan f.eks. gjøres med en signert oppstilling som angir formålet med anskaffelsen.

2.2.1 Angivelse av selger

Selger skal angi organisasjonsnummeret og navn som er knyttet til organisasjonsnummeret (som er søkbart i Foretaksregisteret). Dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret skal bokstavene MVA angis bak organisasjonsnummeret. Hvis selger driver som AS, ASA eller NUF skal også ordet «Foretaksregisteret» fremgå av salgsdokumentet.

2.2.2 Angivelse av kjøper

Kjøpers foretaksnavn og adresse (som er registrert i Enhets- eller Foretaksregisteret) eller organisasjonsnummer skal fremgå av salgsdokumentet. Dersom kjøper er registrert i Merverdiavgiftsregisteret skal organisasjonsnummeret  etterfølges av bokstavene MVA.

Ved kontantkjøp fra detaljist kan selger unnlate å angi kjøper, bortsett fra følgende tilfeller:

  • Betaling med kontanter for minst kr 40 000 inkl. mva
  • Kjøp av drivstoff i person- eller varetransport uavhengig av beløp
  • Kjøp over kr 1 000 inkl. mva betalt med kort eller kontanter, når varen eller tjenesten er bestemt for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse

I slike tilfeller skal kjøpet også spesifiseres i kunde- og leverandørspesifikasjonen.

Ved andre typer kjøp over kr 1 000 inkl. mva. må den som har foretatt anskaffelsen sørge for at selger påfører virksomhetens navn, og adresse eller organisasjonsnummer i kjøpsdokumentasjonen (kan gjøres manuelt ved å signere og stemple kvitteringen). Dersom slike kjøp er betalt med virksomhetens betalingskort er det ikke nødvendig å angi kjøper i tillegg. 

Når kjøper ikke er angitt med navn eller kan identifiseres ved bruk av betalingskort i salgsdokumentet (for eksempel kassakvittering), skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene, samt datere og signere dokumentet. Dette vil hovedsakelig gjelde ved kjøp under kr 1 000.

Krav til angivelse av kjøper ved kontantkjøp – bokføringspliktig kjøper

Type kjøpSelgers salgsdokumentKjøpers kjøpsdokumentKunde- og leverandørspesifikasjon
Varer eller tjenester beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor over kr 1 000Kjøpers foretaksnavn, og foretaksadresse eller organisasjonsnummerKjøpers foretaksnavn, og foretaksadresse eller organisasjonsnummerJa
Drivstoff til bruk i person- eller varetransport uavhengig av beløpKjøpers foretaksnavn, og foretaksadresse eller organisasjonsnummerKjøpers foretaksnavn, og foretaksadresse eller organisasjonsnummerJa
Kjøp betalt med kontanter større enn eller lik kr 40 000Kjøpers foretaksnavn, og foretaksadresse eller organisasjonsnummerKjøpers foretaksnavn, og foretaksadresse eller organisasjonsnummerJa
Andre kjøp med betaling i kontanter over kr 1 000Ikke krav til angivelse av kjøperKjøpers foretaksnavn på slagskvitetring, stemplet og signert av selgerNei
Andre kjøp betalt med (bedriftens) betalingskortIkke krav til angivelse av kjøperDeler av kjøpers kortnummer fremgar av salgskvitteringNei
Kjøp med betaling i kontanter inntil kr 1 000Ikke krav til angivelse av kjøperFormål eller bruksområde må fremgå av slagskvitetring. Dateres og signeres av den som har foretatt kjøpetNei

2.2.3 Kjøp fra ikke-bokføringspliktige

Ved kjøp fra ikke-bokføringspliktige (for eksempel privatpersoner eller enkelte lag og foreninger), har ikke selgeren plikt til å følge bokføringsbestemmelsene formkrav (som beskrevet over). Med hensyn til kjøpers dokumentasjonsplikt, bør det likevel utarbeides en form for faktura. Kjøper har i slike tilfeller to valg:

  • Påse at selger lager en faktura/kvittering som minst inneholder; dato for utstedelse, angivelse av kjøper og selger, hva som er kjøpt (art og omfang), samt vederlag. Signer for mottatt oppgjør
  • Utstede salgsdokumentasjon på vegne av selger. Slik fakturering kan gjennomføres for eksempel ved bruk av tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer, uten krav til fortløpende nummerering. Det bør alternativt angis hvor mye som er avregnet overfor vedkommende selger hittil i regnskapsåret.

3. Kontant betaling for kr 10 000 eller mer

Ved kontantbetaling for mer enn kr 10 000 (pr kjøp eller pr år pr leverandør) tapes både skatte- og avgiftsfradraget for denne kostnaden. Ihht hvitvaskingsloven har virksomheter som selger gjenstander ikke lov til å ta imot kontanter for mer enn kr 40 000.

Det gis kun skattemessig fradrag for kostnader på kr 10 000 eller mer når betaling skjer fra konto til konto eller på annen måte til mottakers konto. Betaling kan også skje via utenlandsk bank eller foretak som har tillatelse til å drive betalingsformidling.

Nektelse av fradrag gjelder ved kontant betaling av alle type kostnader, inkl. lønnskostnader og kontant betaling av anskaffelser i utlandet.

4. Utlegg som ansatt

Formkravene (som beskrevet over) gjelder også for kjøp foretatt av en ansatt på vegne av virksomheten med egne kontanter eller eget betalingskort/kredittkort. Den ansatte må påse at bilaget tilfredsstiller formkravene.

Hvis en ansatt legger ut for kjøp over kr 1 000 (inklusive merverdiavgift) beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon og tjenesteleveranse, må den ansatte sørge for at selger påfører arbeidsgivers navn i kjøpsdokumentasjonen (kan gjøres manuelt ved å signere og stemple kvitteringen). Det samme gjelder ved utlegg til drivstoff i person- eller varetransportvirksomhet uavhengig av beløp.

Ved andre typer kjøp er det ikke krav til å angi arbeidsgivers navn. Den ansatte må i slike tilfeller utarbeide en signert og datert oppstilling (reiseregning eller lignende) som viser hvilke kjøp som er foretatt. Formålet med eller bruksområdet for varene og tjenestene skal fremgå av dokumentasjonen. Oppstillingen skal oppbevares sammen med kjøpsbilaget.

Kopie von Krav til angivelse av kjøper ved kontantkjøp – ansattes utlegg

Type kjøpSelgers salgsdokumentKjøpers kjøpsdokumentKunde- og leverandørspesifikasjon
Varer eller tjenester beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor over kr 1 000Arbeidsgivers foretaksnavn, og adresse eller organisasjonsnummerSignert og datert utleggsoppstilling vedlagt salgskvittering med angivelse av arbeidsgiverJa
I kundespesifikasjon mot arbeidsgivers konto
I leverandørspesifikasjon mot selgers konto
Drivstoff til bruk i person- eller varetransport uavhengig av beløpArbeidsgivers foretaksnavn, og adresse eller organisasjonsnummerSignert og datert utleggsoppstilling vedlagt salgskvittering med angivelse av arbeidsgiverJa
I kundespesifikasjon mot arbeidsgivers konto
I leverandørspesifikasjon mot selgers konto
Kjøp betalt med kontanter større enn eller lik kr 40 000Den ansattes navn og adresseSignert og datert utleggsoppstilling vedlagt salgskvittering med angivelse av den ansatteJa, forselger
I kundespesifikasjon mot den ansattes konto
Andre kjøp Ikke krav til angivelse av kjøperSignert og datert utleggsoppstilling med angivelse av formål eller bruksområde vedlagt salgskvitetringNei