Din første ansatte: dette må være klart før du kjører første lønn
Skal enkeltpersonforetaket eller det lille AS-et ditt ansette for første gang? Da får du plikter som arbeidsgiver som må være på plass før første arbeidsdag – uansett om dere kjører lønn i Tripletex, Conta, PowerOffice Go, Fiken eller eAccounting. Her er en praktisk sjekkliste.
Arbeidsavtale før første arbeidsdag
Alle ansatte skal ha en skriftlig arbeidsavtale, og den skal foreligge senest første arbeidsdag. Avtalen må beskrive arbeidsoppgaver, arbeidstid, lønn og eventuelle tillægg, oppsigelsesfrister og prøvetid. Mal for arbeidsavtale får dere ofte gjennom bransjeorganisasjonen eller regnskapsfører – bruk en mal som er oppdatert på gjeldende arbeidsmiljølov.
A-melding og forskuddstrekk
Når arbeidsforholdet starter, skal dere registrere det i a-meldingen – senest innen den 5. i måneden etter at lønn første gang blir utbetalt. A-meldingen samler opplysninger om arbeidsforhold, lønn, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, og sendes til Skatteetaten, NAV og SSB i én og samme innsending. Husk å innhente skattekort elektronisk før første lønnskjøring, slik at riktig forskuddstrekk blir beregnet.
Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)
Så snart bedriften har minst én ansatt som oppfyller minstekravene til alder og stillingsandel, kan OTP-plikten inntre – og for de fleste virksomheter med ansatte utløses plikten allerede fra første ansettelse. Loven setter et minstekrav på 2 prosent av lønn mellom 0 og 12 G innbetalt til en pensjonsordning. Mange arbeidsgivere velger å spare mer enn minstekravet for å være en attraktiv arbeidsgiver – avklar sparesats og leverandør før første lønnskjøring, siden OTP-trækk normalt skal fremgå av lønnsslippen.
Yrkesskadeforsikring
Yrkesskadeforsikring er lovpålagt for alle arbeidsgivere med ansatte, og skal være tegnet før den ansatte begynner å jobbe. Forsikringen dekker skader og sykdom som oppstår i arbeidet, og manglende forsikring kan gi arbeidsgiver et betydelig erstatningsansvar dersom noe skjer. De fleste forsikringsselskap tilbyr dette som en egen bedriftsforsikring – ta kontakt i god tid, ikke vent til ansettelsen er et faktum.
Dette må være klart før første lønnskjøring
- Skriftlig arbeidsavtale er signert av begge parter
- Elektronisk skattekort er innhentet
- Arbeidsforholdet er registrert i a-meldingen
- OTP-plikten er vurdert, og pensjonsordning er på plass ved behov
- Yrkesskadeforsikring er tegnet
- Lønnskjøring er satt opp i regnskapssystemet (Tripletex, Conta, PowerOffice Go, Fiken eller eAccounting)
Vi setter opp lønnskjøring og a-melding riktig fra første ansettelse, uansett hvilket regnskapssystem dere bruker.
Vi hjelper dere å vurdere OTP-plikten og velge pensjonsleverandør, slik at dere slipper å gå gjennom dette alene.
Skal du ansette for første gang og ønsker hjelp til å få alt på plass? Book en uforpliktende prat med oss.
