Reisekostenabrechnung und Kilometergeld: Das muss die Dokumentation enthalten
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der staatliche Kilometergeld-Satz 5,30 NOK pro Kilometer, wovon 3,50 NOK steuerfrei sind. Doch unabhängig davon, welchen Satz Sie verwenden – entscheidend ist die Dokumentation dafür, ob die Vergütung einer Prüfung standhält. Hier sind die Anforderungen an ein gültiges Fahrtenbuch und eine Reisekostenabrechnung.
Was das Fahrtenbuch enthalten muss
Damit das Kilometergeld einer Buchprüfung standhält, muss jede einzelne Fahrt dokumentiert werden mit Datum, Start- und Zielort (Adresse oder Ortsname), der genauen Anzahl gefahrener Kilometer und dem Zweck der Fahrt – zum Beispiel welcher Kunde, welches Projekt oder welcher Termin betroffen war. Mangelhafte Dokumentation kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass die gesamte Vergütung als steuerpflichtig behandelt wird.
Checkliste für jede Fahrt
- Datum der Fahrt
- Start- und Zielort mit Adresse oder Ortsname
- Genaue Anzahl der Kilometer
- Zweck: Kunde, Projekt oder Termin
- Unterschrift oder Genehmigung des Reisenden
Die Sätze für 2026
Der staatliche Kilometergeld-Satz für 2026 beträgt 5,30 NOK pro Kilometer. Davon sind 3,50 NOK pro Kilometer steuerfrei, festgelegt von der norwegischen Steuerdirektion. Die Differenz von 1,80 NOK pro Kilometer gilt als steuerpflichtiger Lohn, und der Arbeitgeber muss darauf Lohnsteuer und Arbeitgeberabgabe berechnen. Maut-, Fähr- und Parkkosten kommen zusätzlich hinzu und werden separat mit Beleg dokumentiert.
Folgen fehlender Dokumentation
Die norwegische Steuerbehörde (Skatteetaten) kann die gesamte oder einen Teil der Vergütung streichen, wenn das Fahrtenbuch unvollständig ist. Unsere Empfehlung sind feste Routinen mit monatlicher Einreichung von Reisekostenabrechnungen, idealerweise kombiniert mit einem digitalen Fahrtenbuch mit Positionserfassung, damit die Dokumentation laufend vorliegt, anstatt im Nachhinein rekonstruiert werden zu müssen.
Angestellt oder Einzelunternehmen – den Unterschied beachten
Bei Angestellten wird das Kilometergeld vom Arbeitgeber auf Basis der Reisekostenabrechnung ausgezahlt, mit Steuerabzug auf den Teil, der den steuerfreien Satz übersteigt. Wenn Sie ein Einzelunternehmen führen und Ihr eigenes Auto im Betrieb nutzen, gelten andere Regeln für den Abzug der Autokosten in der Betriebsbuchhaltung. Sind Sie unsicher, welches Regelwerk für Sie gilt, sollten Sie dies vor Anwendung der Sätze mit Ihrem Steuerberater klären.
Wir richten eine digitale Reisekostenabrechnung und ein Fahrtenbuch ein, integriert in Ihre Buchhaltung – unabhängig davon, ob Sie Tripletex, Conta, PowerOffice Go, Fiken oder eAccounting verwenden.
Laufende Kontrolle, ob die Reisekostenabrechnungen die Dokumentationsanforderungen erfüllen, als Teil der regulären Buchhaltung.
Möchten Sie gute Routinen für Reisekostenabrechnung und Kilometergeld einführen? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch mit uns.
