Kassenbuch-Pflichten: Das muss bei Barverkauf vorhanden sein
Nimmt Ihr Unternehmen Bargeld oder Kartenzahlungen an der Theke entgegen? Dann stellt das norwegische Buchhaltungsrecht klare Anforderungen daran, wie Barverkäufe jeden Tag erfasst und abgestimmt werden müssen. Hier gehen wir durch, was ein vorschriftsmäßiges Kassenbuch und ein korrekter täglicher Kassenabschluss tatsächlich bedeuten.
Tägliche Erfassung von Barverkäufen
Barverkäufe müssen grundsätzlich laufend im Kassensystem erfasst werden – also in dem Moment, in dem der Verkauf stattfindet. Der Kunde muss bei jedem Kauf einen Kassenbon erhalten, es sei denn, die Zahlung erfolgt über eine integrierte Zahlungslösung und der Kunde lehnt den Beleg selbst ab. Sofern das Unternehmen keine feste Kasse führt, müssen zudem alle Barein- und -auszahlungen täglich im Buchhaltungssystem erfasst werden.
Z-Bericht und täglicher Kassenabschluss
Am Ende des Tages muss das Kassensystem eine Zusammenfassung der Tagesbuchungen ausdrucken oder speichern – den sogenannten Z-Bericht. Anschließend muss der Kassenbestand physisch gezählt und das Ergebnis sowohl mit dem Z-Bericht als auch mit dem Bericht des Zahlungsterminals abgeglichen werden. Diese Anforderungen ergeben sich aus der norwegischen Buchführungsverordnung (bokføringsforskriften) §5-3-2 und §5-3-14.
Das muss jeden Tag erledigt werden
- Verkäufe fortlaufend während des Tages erfassen
- Z-Bericht bei Geschäftsschluss ausdrucken oder speichern
- Kassenbestand physisch zählen
- Gezählten Betrag mit Z-Bericht und Terminalbericht abgleichen
- Dokumentieren, wer die Zählung und den Abgleich durchgeführt hat
- Etwaige Differenzen notieren und erklären
Was passiert, wenn die Routinen nicht befolgt werden?
Fehlende oder mangelhafte Kassendokumentation gehört zu den häufigsten Feststellungen bei Buchprüfungen. Ohne täglichen Abgleich kann die norwegische Steuerbehörde (Skatteetaten) die Buchhaltung verwerfen und den Umsatz nach Ermessen festsetzen, was oft zu einer höheren Steuerbemessungsgrundlage führt, als der tatsächliche Umsatz nahelegen würde. Gute Routinen für den Kassenabschluss sind daher nicht nur eine formale Pflicht – sie sind auch die beste Dokumentation, die Sie im Falle einer Prüfung haben.
Für wen gelten die Anforderungen?
Die Anforderungen gelten für alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen gegen Bar- oder Kartenzahlung an der Theke verkaufen – unabhängig von der Branche. Dazu zählen Geschäfte, Gastronomiebetriebe, Friseure, Werkstätten und alle anderen, die Zahlungen direkt vom Kunden am Verkaufsort entgegennehmen. Wenn Sie mehrere Kassen oder mehrere Abteilungen haben, muss jede einzelne Kasse ihren eigenen täglichen Abschluss haben.
Digitale Kassenlösungen erleichtern die Arbeit
Ein Kassensystem, das in das Buchhaltungssystem integriert ist, verringert das Risiko von Tippfehlern und beschleunigt den Abgleich erheblich, da Z-Bericht und Terminalbericht automatisch abgerufen und verbucht werden können. Unabhängig davon, welches Buchhaltungssystem Sie verwenden – Tripletex, Conta, PowerOffice Go, Fiken oder eAccounting – sollte der Kassenabschluss ein fester, dokumentierter Teil der täglichen Routine sein und nicht erst im Nachhinein bei der monatlichen Abstimmung erfolgen.
Einrichtung von Kassenfunktionen und festen Routinen für den täglichen Abgleich in Ihrem Buchhaltungssystem.
Laufende Kontrolle der Kassenbelege als Teil der regulären Buchhaltung, unabhängig davon, ob Sie Tripletex, Conta, PowerOffice Go, Fiken oder eAccounting verwenden.
Sind Sie unsicher, ob Ihre Kassenroutinen den Anforderungen entsprechen? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch mit uns, und wir gehen Ihre Routinen gemeinsam durch.
Quellen: Kontantsalg og kassasystem (Altinn)
