Ihr erster Mitarbeiter: das muss vor der ersten Gehaltsabrechnung stehen

Stellt Ihr Einzelunternehmen oder Ihre kleine AS zum ersten Mal einen Mitarbeiter ein? Damit gehen Arbeitgeberpflichten einher, die vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein müssen – egal, ob Sie die Lohnabrechnung mit Tripletex, Conta, PowerOffice Go, Fiken oder eAccounting führen. Hier eine praktische Checkliste.

Arbeitsvertrag vor dem ersten Arbeitstag

Jeder Mitarbeiter braucht einen schriftlichen Arbeitsvertrag, der spätestens am ersten Arbeitstag vorliegen muss. Der Vertrag muss Aufgaben, Arbeitszeit, Lohn und etwaige Zulagen, Kündigungsfristen und eine Probezeit beschreiben. Eine Vorlage erhalten Sie meist über Ihren Branchenverband oder Ihren Steuerberater – achten Sie darauf, dass sie dem aktuellen Arbeitsmiljøloven entspricht.

A-melding und Lohnsteuerabzug

Sobald das Arbeitsverhältnis beginnt, müssen Sie es in der a-melding melden – spätestens bis zum 5. des Monats nach der ersten Lohnauszahlung. Die a-melding fasst Angaben zu Beschäftigung, Lohn, Steuervorabzug und Arbeitgeberabgabe zusammen und wird in einer einzigen Meldung an die Steuerbehörde, NAV und das Statistische Amt übermittelt. Denken Sie daran, vor der ersten Lohnabrechnung die elektronische Steuerkarte einzuholen, damit der richtige Steuerabzug berechnet wird.

Obligatorische betriebliche Altersvorsorge (OTP)

Sobald das Unternehmen mindestens einen Mitarbeiter beschäftigt, der die Mindestanforderungen an Alter und Beschäftigungsgrad erfüllt, kann die OTP-Pflicht greifen – bei den meisten Unternehmen mit Mitarbeitern gilt sie bereits ab der ersten Einstellung. Das Gesetz sieht eine Mindestsparrate von 2 Prozent des Lohns zwischen 0 und 12 G vor, die in eine Altersvorsorge eingezahlt werden. Viele Arbeitgeber sparen mehr als das Minimum, um attraktiv zu bleiben – klären Sie Sparrate und Anbieter vor der ersten Lohnabrechnung, da der OTP-Abzug normalerweise auf der Lohnabrechnung erscheinen soll.

Berufsunfallversicherung

Die Berufsunfallversicherung ist für alle Arbeitgeber mit Mitarbeitern gesetzlich vorgeschrieben und muss abgeschlossen sein, bevor der Mitarbeiter die Arbeit aufnimmt. Sie deckt Verletzungen und Erkrankungen, die durch die Arbeit entstehen; ohne Versicherung haftet der Arbeitgeber im Schadensfall unter Umständen in erheblichem Umfang. Die meisten Versicherer bieten dies als Standard-Betriebsversicherung an – nehmen Sie frühzeitig Kontakt auf und warten Sie nicht, bis die Einstellung bereits feststeht.